El brote del COVID-19 en el mundo forzó a todos los países implementar múltiples restricciones de movimiento en las personas, como medida para contener el contagio. Los protocolos de distanciamiento social y cierres parciales -o totales- obligaron a las compañías a implementar nuevos esquemas de trabajo remoto para garantizar el funcionamiento de sus operaciones, sin atentar contra la salud de sus colaboradores.
De acuerdo con la Organización Mundial del Trabajo (OIT), el 81% de la fuerza laboral del mundo se ha visto afectada por estas medidas. Hablamos de 2.7 billones de trabajadores que debieron cambiar sus jornadas (en cuanto a horario y lugar) de un día para otro.
En su definición básica, el trabajo remoto es un modelo que permite a la fuerza laboral cumplir con sus responsabilidades en un espacio ajeno a la oficina tradicional. Un año atrás, esto se visualizaba como una práctica de las empresas más innovadoras y un componente deseable en el esquema de trabajo futurista al que las organizaciones aspiraban llegar en el mediano o largo plazo.
Pero el 2020 demostró a las empresas los beneficios de los esquemas de colaboración y trabajo remoto en términos de satisfacción de los empleados, productividad y reducción de costos. De acuerdo con estimaciones de la firma Deloitte, organizaciones con fuerza laboral remota pueden reducir costos hasta en $11.000 por empleado, anualmente.
Este último dato ha convencido a muchas organizaciones a mantener sus esquemas remotos aún cuando las restricciones de movimiento hayan sido levantadas. Como veremos más adelante, los porcentajes de trabajadores remotos en las empresas han aumentado con respecto a los del primer semestre de este año, y la proyección es que esta modalidad siga vigente el próximo año.
Lo que conocíamos como la oficina tradicional se ha transformado hacia espacios virtuales de colaboración. Esta realidad nos motivó en Vinet, como empresa asesora en estrategias de adopción tecnológica, a indagar qué se necesita para crear y sostener modelos de trabajo remoto exitosos y cuáles deberían ser los próximos pasos de las organizaciones en este camino.
El presente reporte aborda las prioridades de colaboración que surgen en el nuevo entorno de trabajo remoto y recopila información de valor que permite entender la percepción de los líderes de TI sobre los desafíos que enfrentan al implementar un esquema más virtual.
El inesperado evento del COVID-19 este año evidenció la necesidad de las empresas de planear estrategias operativas resilientes, que se complementen con herramientas de colaboración virtual que les permita seguir funcionando desde cualquier parte del mundo, con la misma productividad y efectividad que mantenían en la oficina, o incluso mayor.
A continuación, presentamos los hallazgos de este esfuerzo que realizaremos de forma continua y sistemática, como un aporte a la comunidad de tecnología y negocios.
Sobre el reporte
Los datos de este estudio corresponden a los resultados de una encuesta realizada a un grupo selecto de 101 ejecutivos de TI, líderes de operaciones de empresas de alto nivel en Costa Rica. La encuesta contempló 11 preguntas y se aplicó de forma virtual.
Capítulo 01
De tendencia a realidad
Antes del 2020, el trabajo remoto era visto como una práctica propia de las empresas más innovadoras y avanzadas en el camino hacia la transformación digital. Este año, la pandemia, los cierres por la emergencia sanitaria y las medidas de distanciamiento social hicieron que de la noche a la mañana todas las organizaciones del mundo debieran aprender a trabajar y sobrevivir de manera remota.
Las consecuencias han sido positivas para muchas organizaciones y aunque las medidas de cierre se han ido reduciendo, vemos cómo el trabajo remoto es una práctica con tendencia a quedarse. Los resultados arrojados en la encuesta muestran un aumento en el porcentaje de la fuerza laboral que trabaja de forma remota actualmente, en comparación a la que estaba hace 6 meses.
Figura 1. Porcentaje de la fuerza laboral que trabaja de forma remota
Transformar una fuerza laboral presencial a una remota ha sido un cambio muy grande para las organizaciones y sobre todo, uno que ha generado mucha presión para los equipos de TI en el mundo, que deben manejar ahora múltiples parámetros de seguridad, manejo de la información y acceso a las redes, desconcentrados en múltiples locaciones.
Incluso el último estudio global The Agents of Transformation de AppDynamics, de Cisco, revelaba que el 81% de los profesionales de TI afirmaban que el COVID-19 ha creado la mayor presión tecnológica experimentada por su departamento, debido a los múltiples retos asociados con la movilidad laboral.
Para nuestra población encuestada, precisamente la adopción del usuario final de las herramientas de trabajo remoto ha sido el reto más grande de implementar en los últimos 6 meses. La comunicación, la capacitación, la falta de herramientas de colaboración y presupuestos limitados surgen como desafíos importantes con los que se han encontrado también.
Aunque en menor medida, han tenido que enfrentarse a dificultades relacionadas con procedimientos propios de la empresa, distintas prioridades del giro de negocio y falta de herramientas para medir el rendimiento de la productividad laboral.
Figura 2.
Principales retos de implementar herramientas de trabajo remoto en los últimos 6 meses.
Dentro de esta nueva experiencia de los equipos de trabajo, las herramientas de colaboración han surgido como un aliado para garantizar la productividad en espacios remotos, a través de soluciones que favorecen el trabajo en equipo, salas de reuniones interactivas y mecanismos para flexibilizar el flujo de trabajo.
La relevancia que ha cobrado la colaboración en los últimos meses es tan alta, que ninguno de los líderes que respondieron el sondeo cuestionó su capacidad para asegurar el éxito de su empresa. Mientras que para el 77,2% estas herramientas son “Muy importantes”, para el 22,8% son “importantes”.
Capítulo 02
Tecnología
El fortalecimiento del trabajo remoto que hemos tenido este año nos presenta un desafío para el próximo: implementar una planeación tecnológica en función de un modelo laboral que contemple la presencialidad y lo remoto. Y es que, según una estimación de Garner, la mayoría de las organizaciones planean convertir al menos un 5% de sus puestos en posiciones remotas permanentes.
Ante este panorama, ¿cuáles deberían ser entonces las prioridades tecnológicas para fortalecer un modelo remoto? La ciberseguridad es la principal respuesta para los líderes de TI consultados. En segundo lugar está la experiencia de usuario y en tercero, la capacidad de adaptarse a los perfiles de usuario.
El acoplamiento a los sistemas ya desarrollados, la capacitación en buenas prácticas de uso y el costo de las estructuras tecnológicas también figuran entre las respuestas de los encuestados.
Figura 3.
Principales retos de implementar herramientas de trabajo remoto en los últimos 6 meses.
Contemplando que la seguridad es la principal prioridad tecnológica que debemos tener, según los expertos consultados, implementar soluciones para fortalecer la infraestructura es el próximo paso a seguir.
El 41,9% de las respuestas sobre la pregunta “¿Qué tecnologías considera necesarias para implementar un modelo de trabajo remoto?” apuntan a la infraestructura; mientras un 27,2% a cloud computing y un 21,7% a Endpoints.
Sin embargo no se trata de utilizar una sola herramienta para protegerse, ni concentrar los esfuerzos en una preocupación única. La nueva normalidad nos ha demostrado que es hora de replantear las estrategias aisladas y apuntar hacia una arquitectura compleja, que integre la protección de los terminales, el usuario y las redes al mismo tiempo.
Figura 4.
Principales retos de implementar herramientas de trabajo remoto en los últimos 6 meses.
Capítulo 03
La experiencia
El panorama mostrado en la Figura 1 revela que el trabajo remoto seguirá implementándose aún cuando las oficinas ya puedan operar de forma presencial. Podríamos decir que la experiencia vivida este año transformó la concepción del trabajo, no solo de manera temporal sino permanentemente.
De acuerdo con el 67% de los expertos que respondieron nuestra encuesta, su oficina está planeando mantener a un porcentaje de su fuerza laboral en un modelo de trabajo remoto; mientras el 26,7% no sabe y el 5,9% aseguró que no.
Esto es una tendencia a nivel mundial. El estudio “Remote Work, The new norm” de la firma Deloitte, revela que investigaciones en China, Estados Unidos, Italia y España muestran que las compañías solo podrán absorber un 25% de sus empleados en la primera pase de reincorporación a las oficinas, y que en promedio 35% de los empleados deberán seguir trabajando de forma remota post COVID-19.
Partiendo de que esta es la nueva realidad del trabajo, ¿cuál será el rol fundamental de la tecnología al fortalecer los modelos de trabajo remoto? El 26,3% de las respuestas apuntaron a asegurar la adopción y buen uso de las tecnologías, mientras que el 22,3% a desarrollar plataformas para mejorar la experiencia del usuario y un 20,6% a asegurar la colaboración entre los equipos de trabajo.
Figura 5.
Rol de la tecnología al desarrollar modelos de trabajo remoto
Los resultados nos muestran también que garantizar las mismas capacidades de la oficina en el modelo remoto, mantener el control y la visibilidad de la plataforma y generar una experiencia única de usuario son las tres prioridades de las compañías consultadas en términos de trabajo remoto.
Una vez más vemos cómo la colaboración es vital en el esquema del trabajo del futuro, como facilitador de la experiencia de los usuarios internos y externos.
Figura 6.
Prioridad en términos del modelo de trabajo remoto
Para asegurar las mismas capacidades de la oficina a los trabajadores remotos es vital contar con elementos clave que permitan favorecer la productividad de la fuerza laboral.
La integración de las soluciones es el principal factor mencionado por los líderes de TI consultados (28,1%) y los controles de acceso y de usuario el segundo (23,7%).
Esto último es de gran importancia considerando que el 80% de las infracciones de seguridad implican contraseñas comprometidas según Cisco.
Figura 7.
Elementos vitales hoy para asegurar una buena experiencia de trabajo remoto
La visión de VINET
Lo que conocíamos antes como “la oficina” es hoy todo un nuevo modelo de creación y colaboración. Adaptarse a este esquema es un imperativo del nuevo normal, que por supuesto genera desafíos que debemos anticipar.
Este ejercicio nos muestra qué se necesita, a criterio de los expertos, para lograr que la colaboración y el trabajo remoto sean exitosos. Pero sobre todo refleja la realidad que viven hoy todas las empresas por igual y las prioridades que han definido para marcar el nuevo esquema de trabajo. La información obtenida nos permite alcanzar algunas conclusiones, como:
El trabajo remoto ya no es una tendencia de unas pocas empresas, sino la norma del mercado laboral de la nueva normalidad. Aún cuando las oficinas podrían operar de forma presencial, los porcentajes de fuerza laboral remota son hoy más altos que hace seis meses.
La apropiación de la tecnología, por parte del usuario final, es uno de los grandes desafíos en los esquemas de trabajo remoto.
Las preocupaciones y prioridades de los equipos de TI están centrándose hoy en el usuario final.
La capacitación de los empleados en herramientas de colaboración es fundamental para conseguir una adecuada apropiación de la tecnología. No es solo darles las herramientas, sino enseñarles cómo optimizar su productividad por medio de ellas.
La ciberseguridad continúa siendo el gran reto a enfrentar en la implementación del modelo de trabajo remoto. Este nuevo esquema no puede existir sin una estrategia integral de seguridad de múltiples flancos.
No existe una única tecnología principal en un modelo de teletrabajo, se requiere la implementación conjunta de herramientas de cloud, inteligencia artificial y endpoints para potenciar la productividad y seguridad.
Garantizar un funcionamiento virtual tan bueno como el presencial es vital para un modelo de trabajo remoto exitoso. La experiencia del usuario depende de la integración de las soluciones y el acceso a la red.
Este ejercicio nos permite conocer más la realidad que el mercado e identificar los aspectos en los que podemos apoyarlos. Agradecemos a nuestros clientes y socios estratégicos por apoyarnos.
Nuestras recomendaciones
La colaboración cognitiva es su aliado:
Las herramientas de comunicación y colaboración son clave para mantener la integración de los equipos en tiempos de distanciamiento social. Optar por herramientas que contemplen inteligencia artificial y machine learning permitirá que la vida laboral sea más productiva y rentable. Cisco Webex propicia que la experiencia entre los usuarios sea tan cercana como como si estuvieran en la misma oficina.
Escoja las herramientas correctas:
En términos de colaboración, la simplicidad es el mejor consejo. Las herramientas que utilice deben ser sencillas de acceder desde cualquier plataforma o navegador, con capacidad de integrarse con soluciones de terceros, veloces y con seguridad robusta. Webex Meetings sigue estos parámetros y optimiza la experiencia de los usuarios. Además se puede integrar con dispositivos como monitores de conferencia, pizarras inteligentes, teléfonos para llamadas virtuales, y más, para acercar más al personal presencial y remoto.
Traslade sus comunicaciones a la nube:
El 83% de las cargas de trabajo empresariales en el mundo llegarán a la nube a finales del 2020. Si quiere que sus estrategias de colaboración sean efectivas, necesita dotarlas de la flexibilidad que le aporta la nube. Además, esto le permitirá ganar mayor agilidad y escalabildiad, reducir el CAPEX y optimizar el OPEX y mejorar el desempeño de las actualizaciones. Webex Calling es una solución de comunicaciones basada en la nube de Cisco, por lo que contempla protocolos de seguridad, colaboración unificada, posibilidad de emparejamiento, acceso instantáneo e interactividad.
Sobre Vinet
Vinet es el socio tecnológico para potenciar la transformación digital de su empresa. Planificamos, diseñamos e implementamos soluciones sostenibles para la era digital, basados en nuestra experiencia para integrar tecnología segura, escalable y sorprendente.